Otte råd om e-mail og intern kommunikation

Vi ved godt, at du allerede bruger e-mail til intern kommunikation. I denne artikel vil vi til gengæld tale om, hvordan du kan anvende kollektive e-mailudsendelser til at effektivisere, styrke og forny din interne kommunikation. Det er ligegyldigt, om I er ni eller ti ansatte – eller 10.000 for den sags skyld – nyhedsbreve og andre former for kollektive/personificerede udsendelser kan altid anbefales.

1. Der skal være et formål – undgå, at e-mailen bliver en skraldespand, og at den får et dårligt rygte

Hvis du selv opfatter indholdet som uinteressant, vil andre have det på samme måde. I hvert fald når vi taler om den interne information. Gå ikke amok med halvinteressante artikler og dokumenter om virksomhedens politik i den interne e-mailkommunikation – bare fordi du synes, det kunne være interessant at sende det videre.
Som i al anden kommunikation – både intern og ekstern – skal du have et klart formål. Hvordan kan du så bruge e-mail i den interne kommunikation? Ønsker du at lave en elektronisk version af jeres interne blad? Vil du øge udvekslingen af information mellem afdelingerne? Eller vil du styrke vi-følelsen? Eller måske det hele – og mere til?

2. Begynd med at spørge

Hvis du ikke rigtig ved, hvor du skal begynde, er det en god idé at starte med en intern undersøgelse. Så har du en gratis mulighed for at annoncere på forhånd og skabe opmærksomhed. Samtidig finder du ud af, om der er intern interesse, og hvad folk har lyst til at læse, foretage sig og diskutere.
Behøver vi at nævne, at det afgørende, at den interne kommunikation – på samme måde som den eksterne kommunikation – er velforankret i virksomhedens sjæl og dens grafiske profil?

3. Forskelle mellem kunder og medarbejdere

Selv om det er medarbejdere og ikke kunder, du skal kommunikere med, betyder det ikke, at kravene kan sænkes. Du skal bruge mindst lige så meget tid på copy og udformning. Det drejer sig naturligvis i mindre grad om at sælge, men det at skabe tillid og entusiasme skal altid være en del af kommunikationen.

Det er en klar fordel at kunne bruge vi-formen, hvilket ikke altid er muligt i forbindelse med kundekommunikation. Det er en afvejning, som du og din organisation selv må foretage. Men der er store muligheder for at skabe loyalitet og teamspirit, hvis du kan benytte både direkte tiltale og brugen af ”vi”.

Ok, vi skal skabe loyalitet og teamspirit gennem vores tekst … Men hvad skal teksten så handle om? Og hvad skal den være en del af? Du kan naturligvis nøjes med at bruge artikler til den interne kommunikation, men hvorfor stoppe der, når der findes så mange andre muligheder? Næste punkt handler om kreativitet og om at etablere stabile koncepter til den digitale interne kommunikation.

4. Vær kreativ – tænk organisk og dynamisk

Du kan altid nøjes med at udsende identiske nyhedsbreve til alle medarbejdere en gang i kvartalet. Måske er det den rigtige metode for netop din organisation? Eller måske har du sammensat et innovativt og velfungerende koncept, som omfatter det hele? Der er mange rigtige måder at gøre det på, men desværre også en del fejl, som du kan begå. Her nøjes vi dog med at tale om mulighederne.

4b. Sammensæt en fuldstændig automatiseret velkomstceremoni til dine nye medarbejdere

Vi ved alle, hvordan det føles at være nyansat. Der er mange nye indtryk og overvejelser. Måske er der en introduktion – måske ikke. Under alle omstændigheder står de fleste af os tilbage med en masse spørgsmål. Så kunne det måske være en ideel løsning at give nyansatte en indfaldsvinkel og velkomst, som er baseret på den digitale kommunikation. Det er en service, som nok vil tage lidt tid at producere, men giver afkast i form af tryggere medarbejdere med færre ubesvarede spørgsmål.

Eksempelvis får alle nyansatte en mailadresse, hvortil der på et forudbestemt tidspunkt sendes en ”incheckningsmail” fra arbejdsgiveren. Mailen indeholder en kort velkomst og en opfordring til at ”checke ind” i virksomhedens digitale interne kommunikation. Incheckningen kan sammenlignes med at tegne abonnement i forbindelse med ekstern kommunikation. Enten skal den nyansatte blot klikke på et link, eller også beder du ham eller hende om at udfylde demografiske data.

Når det første skridt er taget, er der uendelige muligheder. Næste skridt kan være en interaktiv velkomstmail, der fungerer som en F.A.Q. eller en guide til organisationen. Alt efter den nyansattes aktivitet i velkomstmailen – måske har den nyansatte slet ikke læst noget, eller personen har været særligt interesseret i et bestemt emne – kan du nu vælge at oprette bestemte automatiske udsendelser. Glem ikke, at du også kan knytte bedømmelser til, som udsendes efter en bestemt ansættelsestid.

Der kan også gøres mange, mange andre ting. Det kunne være dynamiske mails, som indeholder alle de kodeord, som den nyansatte har brug for. Eller en kopi af ansættelseskontrakten. Eller information om arbejdstider, fyraftensaktiviteter, kontaktpersoner osv.

4c. Lad personalet blive hørt

Et vigtigt aspekt af e-mailkorrespondancen er, at den åbner op for store samarbejdsaktiviteter og forenkler dem, og samtidig sker den her og nu – i forhold til både selve afsendelsen og den efterfølgende feedback (statistik). Ønsker du at skabe engagement og reducere afstanden? Så kan surveys være en god løsning til din interne kommunikation.

Undersøg, hvad medarbejderne har en holdning til i forhold til organisationen. Opfordr dem til at deltage i udformningen af fremtiden. Det kan du gøre gennem forskellige undersøgelser. Husk også, at du kan vælge åbent at offentliggøre undersøgelsesresultaterne. Når du præsenterer medarbejdernes indbyrdes holdninger, så forstærker du det demokratiske aspekt i din organisation. For at få mere sandfærdige svar kan du vælge at lade deltagernes svar i undersøgelsen være anonyme. Du skal naturligvis sige tydeligt, hvad der skal ske.
Ud over at medarbejderne bliver hørt på en synligere måde, så gør denne metode det også muligt at reducere afstanden og skabe en følelse af identitet mellem de forskellige afdelinger, kontorer og lande.

4d. Invitér andre til at bidrage til udformningen af nyhedsbrevet

Har du meget travlt? Mener du, at der ligger et potentiale i at øge brugen af e-mail i den interne kommunikation, men føler du, at der ikke er tid nok? Så prøv at crowdsource, socialisere eller opfordre andre til at deltage.

Der er altid medarbejdere, som har en holdning til tingene, og som kan lide at skrive og skabe, selv om det ikke nødvendigvis hører til deres primære arbejdsopgaver. Find disse mennesker, og opfordr dem til at deltage i samarbejdet. Når dele af personalestyrken hjælper til med at skrive og administrere, så letter det samtidig arbejdsbyrden, og det skaber engagement. Andre løsninger kan være at opfordre partnere og leverandører til at bidrage. Og måske freelancere?

4e. Lad den digitale kommunikation brede sig ud i ”den analoge verden”

Surveys kan være et af midlerne til at engagere medarbejdere og skabe samhørighed. Men der er mange andre muligheder. Du kan opfatte e-mail som startskuddet til andre former for interne kommunikationsaktiviteter. Alt skal ikke nødvendigvis foregå digitalt, men selve lanceringen og opfølgningen kan med fordel ske gennem mail.

Eksempel: Du sidder på hovedkontoret og laver en digital invitation til produktudviklingsmøder for alle de udenlandske kontorer. Bemærk, hvor mange medarbejdere der har checket ind fra hvert enkelt kontor. Bed deltagerne eller projektlederne om at bedømme produktmøderne ved hjælp af nogle hurtige spørgsmål i en spørgeundersøgelse. Du har resultatet nogle sekunder efter, at respondenterne har trykket på knappen. Det er det totale digitale lederskab – tidsbesparende og synligt.

Meget vil have mere

Var det mange ting på én gang? Vækkede vi nye tanker og spørgsmål hos dig? Det er vigtigt, at du husker, at alt ikke nødvendigvis skal, kan eller bør gøres på én gang. Hvilke tiltag, der er hensigtsmæssige, afhænger af organisationsformen, størrelsen, branchen, geografien osv.

Vi håber dog, at vi har inspireret dig, og at vi har kunnet pege på nogle anvendelige muligheder for e-mail til den interne kommunikation.

Og husk: Varemærkeopbygning og markedsføring er ikke altid rettet mod eksterne brugere. Sigtet kan også være internt.